Governo Federal autoriza a emissão digital de documentos de SST

A partir de agora é possível emitir por meio digital alguns documentos de saúde e segurança do trabalho.

A validade destes documentos eletrônicos é garantida por meio de certificação digital que corresponda aos parâmetros da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). É o que diz a Portaria nº 211, de 11 de Abril de 2019, que dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde do trabalho.

A Portaria veio facilitar a guarda e conservação dos documentos de SST, bem como, trazer mais agilidade na obtenção e acesso dos documentos pelos profissionais que atuam no setor.

Segundo o seu artigo 1º, poderão ser criados e assinados eletronicamente os seguintes documentos:

I – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;
VI – Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
XII – laudos que fundamentam todos os documentos anteriores.

O inciso XIII do mesmo dispositivo permite ainda que sejam criados e assinados digitalmente os documentos obrigatórios por força do ramo de atividade desenvolvida no estabelecimento, observado o artigo 200, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.

Assim, também estão autorizados para a emissão digital aqueles documentos que versem sobre:

Art. 200. […]:

I – medidas de prevenção de acidentes e os equipamentos de proteção individual em obras de construção, demolição ou reparos;
II – depósitos, armazenagem e manuseio de combustíveis, inflamáveis e explosivos, bem como trânsito e permanência nas áreas respectivas;
III – trabalho em escavações, túneis, galerias, minas e pedreiras, sobretudo quanto à prevenção de explosões, incêndios, desmoronamentos e soterramentos, eliminação de poeiras, gases, etc. e facilidades de rápida saída dos empregados;
IV – proteção contra incêndio em geral e as medidas preventivas adequadas, com exigências ao especial revestimento de portas e paredes, construção de paredes contra-fogo, diques e outros anteparos, assim como garantia geral de fácil circulação, corredores de acesso e saídas amplas e protegidas, com suficiente sinalização;
V – proteção contra insolação, calor, frio, umidade e ventos, sobretudo no trabalho a céu aberto, com provisão, quanto a este, de água potável, alojamento profilaxia de endemias;
VI – proteção do trabalhador exposto a substâncias químicas nocivas, radiações ionizantes e não ionizantes, ruídos, vibrações e trepidações ou pressões anormais ao ambiente de trabalho, com especificação das medidas cabíveis para eliminação ou atenuação desses efeitos limites máximos quanto ao tempo de exposição, à intensidade da ação ou de seus efeitos sobre o organismo do trabalhador, exames médicos obrigatórios, limites de idade controle permanente dos locais de trabalho e das demais exigências que se façam necessárias;
VII – higiene nos locais de trabalho, com discriminação das exigências, instalações sanitárias, com separação de sexos, chuveiros, lavatórios, vestiários e armários individuais, refeitórios ou condições de conforto por ocasião das refeições, fornecimento de água potável, condições de limpeza dos locais de trabalho e modo de sua execução, tratamento de resíduos industriais;
VIII – emprego das cores nos locais de trabalho, inclusive nas sinalizações de perigo;

O arquivo eletrônico constituído pelos documentos referidos acima deve ser apresentado no formato PDF (Portable Document Format) de qualidade padrão “PDF/A-1” estabelecido pela norma ISO19005-1 da ABNT.

Todos estes arquivos, bem como, os documentos emitidos manualmente antes da Portaria, que também podem ser digitalizados, devem ser ficar a disposição dos Fiscais do Trabalho para inspeção.

Quando se tratar de documento assinado manualmente e digitalizado, o original ainda deve ser preservado na empresa durante todo o prazo previsto na norma que o regulamenta. Como exemplo, citamos a NR-09, que dispõe que os documentos relativos ao PPRA deve permanecer arquivado na empresa por 20 anos.

Calendário de obrigatoriedade

Embora, fique a critério do empregador utilizar a emissão eletrônica dos citados documentos, a Portaria nº 211, de 11 de Abril de 2019, prevê prazos para a implantação obrigatória da nova técnica, segundo o porte da empresa:

  • 5 anos contados da vigência da Portaria, para microempresas e microempreendedores individuais;
  • 3 anos contados da vigência da Portaria, para empresas de pequeno porte;
  • 2 anos contados da vigência da Portaria, para as demais empresas.

Porém, mesmo que ultrapassado os referidos prazos, garante a Portaria que excepcionalmente será permitida a apresentação dos documentos em papel, se a geração dos mesmos em formato digital for inviável dado a sua natureza ou o local onde venha a ser realizada inspeção do trabalho.

Gostou do texto? Então, não deixe de compartilhá-lo:

Adicione um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

CAPTCHA