Como fazer uma ata da CIPA

Hoje, abordaremos sobre como fazer uma ata da CIPA. Portanto, se você possui alguma dúvida acerca do tema, segue abaixo algumas dicas importantes. Confira!

A ata é um documento muito importante para o regular funcionamento da empresa, visto que serve de instrumento comprobatório frente às ações dos órgãos fiscalizadores, bem como pode ser considerada um meio de promover conhecimento acerca das decisões nos diversos setores da instituição.

Ao se tratar da área de saúde e segurança do trabalho, tal informação também se confirma. Por isso trazemos algumas dicas de como fazer uma ata da CIPA, considerada uma das principais iniciativas da empresa neste setor.

Quando deve ser feita a ata da CIPA?

A Norma Regulamentadora nº 5, do Ministério do Trabalho e Emprego, prevê a elaboração de ata nas seguintes situações:

  • Processo eleitoral, quando deverão ser elaboradas atas para a própria eleição e para a posse, as quais serão entregues por meio de cópia a cada membro titular ou suplente;
  • Reuniões ordinárias, que ocorrerão de acordo com um calendário previamente estabelecido;
  • Reuniões extraordinárias, quando for constatada situação de risco, a ocorrência acidente grave ou fatal ou for solicitada por alguma das representações da comissão.

Ademais, qualquer manifestação da CIPA acerca de assunto que lhe compete fiscalizar deverá ser registrada em ata, como é o caso da manifestação sobre o treinamento para as adoção de medidas de proteção e sobre a entidade que o ministrará.

Vale destacar que a ata deve ser emitida após a reunião e deverá permanecer no estabelecimento à disposição da fiscalização e do Ministério do Trabalho e Emprego, bem como para a consulta dos empregados interessados ou seus representantes.

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Como fazer uma ata da CIPA?

A ata da CIPA, conforme disposto, serve para documentar as reuniões, devendo constar tudo o que foi falado durante a mesma. Para um completo relato do evento, seguem algumas orientações de como fazer uma ata da CIPA:

  • Primeiramente, há de se registrar os dados sobre a empresa, tipo de reunião, data, local e hora do início e fim da reunião. Ressalta-se que a data deve ser escrita por extenso, a fim de se evitar modificação e fraude nas numerações;
  • Deve-se anotar o nome de todos os membros presentes, bem como os seus respectivos cargos;
  • Se houver pauta para a reunião previamente estabelecida, a mesma deverá constar na ata;
  • Em seguida, deverão ser registradas as discussões e decisões tomadas pelos participantes, assim como o cronograma e metas estabelecidas para o cumprimento do que foi decidido;
  • Ao final, serão colhidas as assinaturas de todos os presentes;

Acerca da escrita a ser empregada na ata, essa deverá ser clara, objetiva e de fácil compreensão. O documento deverá ser redigido sem parágrafos ou alíneas e não pode conter rasuras. Neste último caso, em se tratando de documento escrito à mão, é obrigatório o uso de expressões como digo ou leia-se para corrigir os erros.

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